Das PVS ermöglicht Ihnen die Ausgabe von Standardschreiben auf der Basis vorbereiteter Word-Vorlagen.
Sie können beliebig viele solcher Standardschreiben in das Programm einbinden. Diese stehen dann bei der Datenbearbeitung zur Auswahl.
Für jedes Standardschreiben müssen Sie eine Word-Vorlage und entweder ein Datenbank-Abfrageskript oder eine Abfrage im Abfrageassistenten bereit stellen.
Sie können Standardschreiben selbst entwickeln, die Firma Klopfer Software beauftragen oder eines der im folgenden angebotenen Beispiele in Ihr System übernehmen.

Zur Zeit werden Beispiele für Vorlagen im Bereich Personalverwaltung und im Bereich Fortbildung angeboten.
Wählen Sie das entsprechende Menü, um eine Auflistung der vorhandenen Beispiele zu erhalten.

1. Jedes Beispiel beinhaltet eine Vorlage (Microsoft Word-Datei) und ein Datenbank-Abfrageskript (Textdatei). Laden Sie beides in einen temporären Ordner herunter.
2. Kopieren Sie die Vorlage in den PVS-Vorlagenordner. Der Pfad dieses Ordners wird mit dem PVS-Menübefehl Optionen | Einstellungen verwaltet.
3. Starten Sie das PVS. Rufen Sie die Funktion Optionen | Vorlagen für Schreiben auf.
4. Eröffnen Sie mit dem Schalter Neu einen neuen Eintrag. Sofern das Feld inhaltlicher Bezugexistiert, wählen Sie einen der angebotenen Einträge aus.
5. Geben Sie in das Feld Bezeichnung die Bezeichnung des Schreibens ein, mit der dieses den Benutzern in Auswahllisten angeboten werden soll.
6. Geben Sie in das Feld Datei den einfachen Dateinamen der Vorlagendatei – ohne Pfadangabe – ein.
7. Fügen Sie in das Feld Datenbankabfrage-Skript den gesamten Inhalt der Textdatei mit dem Datenbankabfrage-Skript ein (Schalter aus Datei).
8. Wenn das zweckmäßig ist, können Sie das neue Schreiben nun noch einer vorhandenen Vorlagengruppe zuordnen.
9. Testen Sie das Schreiben (Daten | Personen, Rechtsklick)

Standardschreiben auf der Basis von Microsoft Word-Vorlagen können direkt aus dem PVS heraus aufgerufen werden. Für jede Vorlage muss eine Datenbankabfrage bereit gestellt werden, in welche alle vorhandenen Datenfelder integriert werden können.
Details zu Personen sind personenbezogene Datentabellen, die nicht zur Kernstruktur der Datenbank gehören, sondern von einem Fachadministrator als spezifische Erweiterungen eingerichtet wurden.
Im folgenden wird beschrieben, wie die Details zu Personen in eine Datenbankabfrage für eine Dokumentvorlage aufgenommen werden können.

Beschreibung

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