Abfragen mit dem Assistenten
Das PVS ermöglicht Ihnen die Erstellung eigener Datenbank-Abfragen. Dafür steht ein Assistent zur Verfügung. Sie können beliebig viele solcher Abfragen erstellen.
Diese werden gespeichert und stehen für wiederholte Ausführung bereit. Sie können Abfragen selbst entwickeln, die Firma Klopfer Software beauftragen oder eines der im folgenden
angebotenen Beispiele in Ihr System übernehmen.
Der Abfrage-Assistent kann in den Bereichen Personalverwaltung, Organisation, Haushalt und Fortbildungsverwaltung angewendet werden.
In den untergeordneten Menüs finden Sie Beispiele für Abfragen in der Personalverwaltung, die Sie auf Ihre Datenbank anwenden und nach Belieben verändern und erweitern können.
So gehen Sie vor, um ein Abfragebeispiel in Ihren Abfrageassistenten zu übernehmen:
Schritt 1:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Abfrage, rufen Sie den Befehl Ziel speichern unter … auf und speichern Sie die Abfrage in einem temporären Ordner.
Schritt 2:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Abfrageliste im Abfrageassistenten und rufen Sie den Befehl neue Abfrage importieren auf.
Schritt 3:
Starten Sie Ihre neue Abfrage. Nehmen Sie gegebenenfalls Veränderungen und Erweiterungen vor.
Vorlagen für Auswertungen
Mit dem Abfrageassistenten gewonnene Daten können direkt an Microsoft Excel übergeben und dort ausgewertet werden. Dabei stehen Ihnen die vielfältigen Excel-Funktionen zur Sortierung,
Filterung, Gruppierung und Formatierung zur Verfügung.
Ein besonders mächtiges und viel zu wenig beachtetes Werkzeug sind die PivotTables und PivotCharts: In sehr wenigen Schritten können Sie unterschiedlichste Gruppierungen, Aggregierungen und
grafische Darstellungen Ihrer Daten erzielen: Anwendung von PivotTables
Informieren Sie sich im PVS-Administratorhandbuch, wie Sie eine Excelmappe für die Verwendung als Vorlage für
Auswertungen vorbereiten. Die Excelmappe _pmAuswertungen.xlsm erfüllt die
Mindestanforderungen und kann als Ausgangsversion für Ihre speziellen Erweiterungen dienen.
Die Excel-Vorlagen für Auswertungen können im PVS registriert werden; damit wird es extrem einfach, diese aufzurufen: Es genügt ein Klick auf den
Schalter Auswerten in der Ergebnisansicht des Abfrageassistenten.
Allgemeine Hinweise zum Abfragenentwurf
Mit dem Abfrageassistenten gibt Ihnen das PVS ein Werkzeug in die Hand, mit dem Sie eigene Datenabfragen entwickeln und anderen Benutzern bereitstellen können.
Das ist nicht immer einfach; im folgenden Dokument werden einige Hinweise gegeben:
Abfrageassistent: Eine geeignete Basissicht finden
Das erste Problem bei der Erstellung einer Abfrage ist die Auswahl einer geeigneten Basissicht – dadurch werden die Möglichkeiten beim Entwurf der Abfrage entscheidend beeinflusst.
Hier erhalten Sie Hinweise: pmdoc_Abfrageassistent_GeeigneteBasissichtFinden.pdf
Spezielle Hinweise zu Basissichten
Bevor Sie eine Abfrage erstellen können, müssen Sie eine Basissicht auswählen. Mit Ihrer Auswahl bestimmen Sie die verfügbaren Datenfelder und das Mengengerüst Ihrer Abfrage.
Die Auswahlliste liefert jeweils neben der Bezeichnung eine kurze Beschreibung jeder Basissicht.
Im Folgenden finden Sie für bestimmte Basissichten weitere Hinweise:
Abfragen mit der Basissicht *Planung* - Eindeutigkeit von Datensätzen
Die Basissicht *Planung* bietet die wichtigsten Datenfelder aus den Bereichen Organisation, Personal und Personalhaushalt in anonymisierter Form. Sie ist damit für allgemeine Berichte und Statistiken prädestiniert.
Die Beziehungen zwischen den Datentabellen können in beiden Richtungen mehrfach ausgebildet sein;
so kann z. B. eine Stelle anteilig mehreren Personen zugeordnet sein und umgekehrt eine Person mit bestimmten Umfängen mehrere Stellen besetzen. Die Mehrfachdarstellung ist ein heikler Aspekt für Datenabfragen, gerade dann, wenn Summen gebildet oder Anzahlen bestimmt werden sollen.
Diese Anleitung erklärt, wie man Probleme umgehen kann: pmdoc_AbfragenMitDerBasissichtPlanung.pdf
Abfrageassistent: Zeilenweise erfasste Detaildaten als Spalten ausgeben
Im Datenbankbereich "Details zu Personen" können verschiedenste Personen-bezogene Daten verwaltet werden. In der Regel werden dabei pro Person und Detailtabelle mehrere Datensätze erfasst.
Für Abfragen wird oft gewünscht, dass die Datensätze nicht komplett zeilenweise ausgegeben werden, sondern dass ausgewählte Werte aus bestimmten Datensätze spaltenweise dargestellt werden.
Hier ist die Anleitung: pmdoc_ZeileninhalteSpaltenweiseAusgeben.pdf
Suche nach gleichbleibenden Eigenschaften innerhalb von Datenhistorien
Die meisten Personaldaten werden in mehreren historisch aufeinander folgenden Datensätzen verwaltet. Ein neuer Datensatz muss bereits dann eingefügt werden, wenn sich auch nur eine relevante Eigenschaft ändert. So kommt es oft dazu, dass Eigenschaften über Datensatzgrenzen hinweg gleich bleiben, zum Beispiel: Dienstposten wechselt und OrgEinheit bleibt gleich oder Arbeitszeitumfang wechselt und Begründung Teilzeit bleibt gleich.
Das Problem:
Die Gesamtdauer gleichbleibender Eigenschaften kann nicht in einem Zuge abgefragt werden, wenn im Abfragezeitraum mehrere einschlägige Datensätze existieren.
Die Lösung:
Die Funktionalität des Abfrageassistenten bietet eine Möglichkeit, eines oder mehrere Datenfelder als Gleichheitskriterium festzulegen. Außerdem existieren berechnete Datenfelder, mit denen abgefragt werden kann, wie lange die Gleichheitskriterien insgesamt ununterbrochen gelten, unabhängig von der Anzahl aufeinanderfolgender Datensätze – nach folgendem Muster:
VonGleich: erster Gültigkeitstag, BisGleich: letzter Gültigkeitstag, TageGleich: Anzahl der Gültigkeitstage
Der Abfragenfundus des PVS-Programmes bietet u. a. folgende Beispielabfragen:
- Gesamtdauer der Teilzeitarbeit
- Gesamtzeitraum der Abordnung
- Gesamtzeitraum der Zuordnung zur gleichen OrgEinheit
- Gesamtzeitraum der Besoldung/ des Entgelts