Personalverwaltungssystem PVS für den öffentlichen Dienst

Aufgaben

Erfolgreiches Personalmanagement ist eine Schlüsselfunktion im Prozess der Verwaltungsmodernisierung. Vor dem Hintergrund der angespannten öffentlichen Haushalte erlangen optimaler Personaleinsatz und erfolgreiche Personalentwicklung größte Bedeutung.

Diese Ziele können jedoch bei der Vielzahl der Beschäftigten nur erreicht werden, wenn jederzeit aktuelle und vollständige Informationen als Entscheidungsgrundlage zur Verfügung stehen.

Leider lässt die Computer-Unterstützung im Personalbereich noch immer sehr zu wünschen übrig; Informationen müssen mühselig aus zahlreichen Akten, Karteien und Dateien gewonnen werden. 
Die meisten am Markt verfügbaren Systeme berücksichtigen nicht konsequent genug die Besonderheiten der öffentlichen Verwaltung.

Die Aufgaben eines Personalverwaltungssystems können folgendermaßen umrissen werden:

 

Organisation

  • die Strukturierung, Beschreibung und Bewertung der zu erfüllenden Aufgaben
  • die Beschreibung der institutionellen und technischen Organisationsstrukturen
  • die Zuordnung der Aufgaben zu den Organisationsstrukturen
  • die Zuordnung der Aufgaben bzw. Organisationseinheiten an beschäftigte Personen

Haushalt

  • die Strukturierung und Beschreibung der für die Vergütung der beschäftigten Personen zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel
  • die differenzierte Zuweisung der Mittel an die beschäftigten Personen

Personalverwaltung

  • die Verwaltung aller im Zusammenhang mit der Beschäftigung notwendigen Personendaten

  • die Unterstützung von Geschäftsprozessen

    (Vorgänge, Wiedervorlagen, Standarddokumente)

 Planung und Entwicklung

  • Organisationsoptimierung, Aufgabenkritik
  • Stellenplanung
  • Fortbildung und Personalentwicklung

Besonderheiten bei der öffentlichen Verwaltung

Die Personalverwaltung bei der öffentlichen Verwaltung unterliegt vielen Besonderheiten, die von den meisten am Markt verfügbaren Systemen nicht konsequent genug berücksichtigt werden:

  • die Vielzahl und Differenziertheit der zu Grunde liegenden Gesetze und Verordnungen
  • die gemeinsame Existenz von Beamtenverhältnissen auf der Basis von Verwaltungsakten und von Dienstverhältnissen der Angestellten/Arbeiter auf der Basis privatrechtlicher Verträge
  • die gemeinsame Existenz verschiedener Finanzierungsmodelle: das kameralistische System der Stellenpläne, die Bewirtschaftung aus Personalmitteln, die betriebswirtschaftliche Rechnungsführung
  • die Vielfalt der zu verwaltenden Personaldaten
  • die begriffliche Vielfalt und geforderte begriffliche Treue
  • die Vielfalt und strukturelle Komplexität der verwendeten Dokumente (Schreiben, Verpflichtungen, Urkunden, Verträge)
  • die Notwendigkeit der zentralen Verwaltung für komplexe Organisationsstrukturen (z.B. Geschäftsbereiche mit Ministerium und nachgeordneten Behörden)
  • besonders ausgeprägte Anforderungen beim Datenschutz und Rücksichten auf die Personalvertretungen
  • besondere Forderungen bezüglich der historisierten Datenverwaltung (Tendenzen verfolgen; Geschäftsregeln realisieren; zeitlich begrenzte Kontingente verwalten)
  • besondere Berichtspflichten an übergeordnete Dienststellen und Informationspflicht gegenüber der Öffentlichkeit
  • besonders komplizierte Abbildung der differenzierten Verhältnisse bei der Zuweisung und Besetzung von Stellen und Dienstposten (mehrfach-Zuweisungen, Berücksichtigung des Umfanges und der Befristung)

zurück