Eine weitere PVS-Instanz einrichten
Es kann sinnvoll sein, für Test-, Schulungs- und andere Zwecke eine weitere Instanz des PVS einzurichten. Dabei wird eine Kopie der produktiven
Instanz erstellt und gegebenenfalls modifiziert.
Das im Folgenden beschriebene Verfahren eignet sich auch für die Einrichtung
eines Spiegelsystems in Vorbereitung der Datenmigration zum Personalmanagementsystem ePM.SAX:
Datenprüfungen durchführen
Der Gebrauchswert eines Datenbanksystems steht und fällt mit der Qualität der enthaltenen Daten. Berichte und Abfragen liefern nur dann verlässliche Ergebnisse, wenn die zugrunde liegenden Daten vollständig und korrekt sind.
Im Zuge des Überganges vom PVS zum ePM.SAX wird eine Datenmigration durchgeführt, die nur so gut sein kann wie die zu transferierenden Ausgangsdaten des PVS. Sie können die Erfolgschancen
verbessern, wenn Sie mit den im Folgenden beschriebenen Funktionen vorab Ihre Daten prüfen und gegebenenfalls korrigieren und/ oder ergänzen:
pmdoc_Datenprüfungen.pdf
Zyklischer Datenexport
Das PVS verfügt über eine Funktion zum Job-gesteuerten Datenexport für die Datenübergabe an nachgelagerte Systeme. Exportläufe können durch die PVS-Anwendung zyklisch gestartet werden.
Import von Bewerberdaten für den juristischen Vorbereitungsdienst
Das Oberlandesgericht stellt den Bewerbern für den juristischen Vorbereitungsdienst eine Online-Plattform für die Eingabe von Bewerbungsdaten zu Verfügung. Die Online-Plattform kann eine XML-Datei erzeugen, welche die Bewerbungsdaten enthält. Diese Datei kann in das PVS importiert werden.
Vorbereitung und Ausführung der Datenübergabe an die zentrale Personalstrukturdatenbank (PSD)
Künftig müssen in regelmäßigen Abständen Daten an die zentrale Personalstrukturdatenbank übergeben werden. Das PVS wurde um einige Funktionen erweitert, welche den Aufwand bei der Vorbereitung und Ausführung der Datenübergabe minimieren sollen: pmDoc_DatenübergabeAnDiePSD.pdf
Berichts- und Abfrageergebnisse auswerten mit Excel-Pivottabellen
Die Pivottabelle ist eines der mächtigsten Werkzeuge aus dem Angebot von Microsoft Excel. Mit dieser Funktion können beliebige Daten auf unterschiedlichste Art fast mühelos gruppiert und aggregiert werden. Allerdings ist die Akzeptanzschwelle bei vielen Anwendern recht hoch, da vor dem Einsatz einer Pivottabelle gründlich überlegt werden muss, in welchem Format die auszuwertenden Daten bereit gestellt werden müssen. Dabei kann das PVS maximale Unterstützung leisten: Die Ergebnisse der wichtigsten Funktionen zur Datenbearbeitung sowie aller Berichte und Abfragen können unmittelbar an Excel übergeben werden. Hier erhalten Sie Hinweise: pmDoc_Pivottabellen.pdf
Listen, Berichte und Abfragen vergleichen
Häufig stellt sich die Frage, ob ein Paar von Auflistungen, Berichten und/oder Abfragen die gleichen Personen ausgibt oder ob sich die Listen unterscheiden. Das PVS kann Sie bei der Suche mit Spezialfunktionen unterstützen: pmdoc_ListenBerichteAbfragenVergleichen.pdf
Datensuche anhand von Textmustern
Viele Funktionen des PVS bieten die Möglichkeit, die gewünschten Datensätze anhand von Textmustern aufzurufen; dabei wird ein vom Benutzer eingegebenes Suchmuster mit dem Inhalt des betreffenden Datenfeldes verglichen. Hier werden einige zweckmäßige Anwendungsmethoden beschrieben: pmDoc_SucheMitMustern.pdf
Datenübertragung zwischen unabhängigen PVS-Datenbanken
Seit Version 2020-03-01 verfügt das PVS über eine Export- und Importfunktion für die Übertragung kompletter Datensätze von Bediensteten zwischen unabhängigen PVS-Datenbanken.
Die Daten werden in Form von XML-Dateien übertragen. Bei der übergebenden PVS-Installation wird mittels einer Exportfunktion für gewählte Bedienstete jeweils eine derartige Datei erzeugt und bei
der übernehmenden PVS-Installation wird die XML-Datei mittels einer Importfunktion verarbeitet.
Hier finden Sie die Details: pmdoc_DatenuebertragungZwischenPVSDatenbanken.pdf
Archivierung und Anonymisierung / Löschung der Daten Ausgeschiedener
Die Daten ausgeschiedener Bediensteter dürfen nicht dauerhaft im PVS gespeichert bleiben, sondern sind einerseits zu Teilen dem Staatsarchiv zu übergeben und andererseits nach Ablauf gewisser Fristen zu anonymisieren bzw. zu löschen.
Diese Maßgabe beruht auf dem von der Geschäftsstelle PVS-Koordinierung am 30.11.2011 verabschiedeten Konzept für das Löschen personenbezogener Daten im PVS und auf der VwV AusPersAkten (Aussonderung von Personalakten) vom 26.09.2016.
Die Archivierung und Anonymisierung/Löschung werden vollständig vom PVS unterstützt; insbesondere verwaltet die entsprechende PVS-Funktion auch konsequent die zugrunde liegenden Fristen: pmDoc_ArchivierungAnonymisierungLoeschung.pdf
Für die elektronische Datenübertragung wurden zwischen dem SID und dem Staatsarchiv die folgenden Festlegungen getroffen: 202002_PVS Datenübertragung zum Staatsarchiv.pdf
Datenschutzkonzept
Datenschutz ist ein brisantes Thema bei Systemen, die Personaldaten verwalten.
Hier finden Sie eine kleine Handreichung zur Erstellung eines Datenschutzkonzeptes: